Può essere richiesta solo se il documento è una istanza, una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà o una delega al ritiro di emolumenti economici della Pubblica amministrazione (pensioni).
L'autentica di firma per deleghe, autorizzazioni, procure, mandati sono di competenza del notaio o di altri pubblici ufficiali e non del Funzionario Incaricato dal Sindaco.
La firma deve essere effettuata dall'interessato davanti al pubblico ufficiale che deve autenticarla, il quale deve identificare il sottoscrittore (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di identità in corso di validità), quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza e che ha identificato il dichiarante, indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, quindi completando con il proprio nome e funzione, luogo e data, firma e timbro dell’ufficio.
I funzionari italiani possono operare solo su documenti redatti in lingua italiana, per cui un documento straniero dovrà essere accompagnato da una traduzione opportunamente legalizzata.
Nei casi di soggetti impossibilitati a firmare per motivi diversi occorre contattare direttamente il Servizio Anagrafe per ottenere informazioni rivolte a gestire i casi specifici.